Поставщик привёз не то количество: приёмка и фиксация расхождений

Поставщик привёз не то количество: приёмка и фиксация расхождений

В накладной 100 штук, на столе 96. Или количество совпало, но часть упаковок повреждена. Если закончить приёмку только потому, что документ уже пришёл в учётную систему, спорная поставка может превратиться в неверный остаток. Потом проблему будут искать на кассе, в списаниях и при инвентаризации.

Коротко: сохраните исходный документ, отдельно зафиксируйте фактическое количество и состояние товара, назначьте ответственного за решение. Данные с ТСД ещё нужно корректно отразить в учёте. Порядок зависит от конфигурации, складской схемы и того, проведено ли поступление.

Материал для собственника магазина, товароведа и специалиста учётной системы. Это практическая методика контроля поставки, а не новая законодательная норма и не инструкция по подписанию любого УПД.

Автор: Редакция B2C. Обновлено: 4 октября 2026 года. Возможности программ сверены с официальной документацией; клиентская база не обследовалась.

Сначала отделите план от факта

Для проверки нужны три отдельных значения: заказано, указано поставщиком и реально получено. Одно число вместо трёх скрывает источник ошибки. Заказ может отличаться от накладной ещё до приезда машины; накладная может не совпасть с разгрузкой.

• Заказ: что магазин ожидал получить, в каких единицах и от какого поставщика.
• Документ поставщика: что поставщик указал как отгруженное.
• Факт: что пересчитано в конкретной поставке на конкретном складе.

Проверьте единицы измерения до сравнения. Десять коробок и десять штук не одно и то же; одинаковое название не гарантирует одинаковую карточку. Отдельно уточните характеристику товара и коэффициент упаковки, если они используются.

Короткие проверки складских процессов и разборы учётных ошибок публикуем в Telegram-канале B2C. Здесь разберём именно действия после обнаружения расхождения, а подключение терминала вынесено в отдельную инструкцию по DataMobile и 1С.

Недостача излишек пересортица и повреждение

Количество и состояние товара проверяют отдельно. Сто полученных единиц не означают сто пригодных к продаже, а лишняя коробка не становится согласованной закупкой только потому, что её выгрузили.

• Недостача: фактическое количество меньше документа поставщика. Повторно пересчитайте позицию и проверьте остальные места поставки.
• Излишек: товара больше, чем в документе. Выделите спорную часть и передайте решение ответственному за закупку.
• Пересортица: вместо одной позиции приехала другая. Не компенсируйте недостачу одного товара излишком другого только по общей сумме.
• Повреждение: количество может совпадать, но состояние требует отдельного решения. Зафиксируйте, сколько единиц осмотрено и сколько вызывает вопрос.

Для внутреннего контроля полезно физически отделить спорные упаковки и пометить их статусом проверки. Это рекомендация B2C по организации работы, а не утверждение об обязательной форме карантина для всех товаров. Для регулируемых категорий нужен отдельный применимый порядок.

Что записать до завершения приёмки

Запись должна позволять восстановить конкретную поставку без устных объяснений сотрудника. Снимок коробки без номера документа или количества сам по себе не объясняет расхождение.

• Поставщик, склад, дата и идентификатор поставки.
• Номер и дата исходного документа; ссылка на заказ, если он есть.
• Карточка товара, характеристика, штрихкод и единица измерения.
• Количество по документу и фактическое количество после пересчёта.
• Вид расхождения, состояние упаковки, комментарий и фото при необходимости.
• Кто пересчитал, кто принимает решение и где зафиксирован результат.

Сохраните исходные данные до исправления. Иначе после изменения количества в поступлении будет трудно понять, что прислал поставщик и что изменили при приёмке. При фотофиксации не публикуйте персональные данные, коммерческие условия и чужие документы в открытом канале.

Как ТСД помогает обнаружить расхождение

ТСД помогает собрать факт, но не заменяет решение по спорной поставке. В описанном производителем сценарии DataMobile сотрудник получает задание, сканирует товар, вводит или накапливает фактическое количество. Программа сравнивает его с плановым и показывает расхождения; результат можно выгрузить в учётную систему. Источник: официальный сценарий приёмки DataMobile.

Перед запуском проверьте выбранную редакцию, версию интеграции и режим обмена. Сканирование товарного штрихкода не доказывает отсутствие повреждений и не подтверждает автоматически правильность документов. Возможности работы с кодами маркировки рассматриваются отдельно: в этой статье нет универсальной инструкции по их проверке.

1. Передайте на терминал именно нужную поставку и склад.
2. Пересчитайте товар в одинаковых единицах; неизвестный штрихкод не подменяйте похожей позицией.
3. Сохраните фактические данные и комментарии к исключениям.
4. Выгрузите результат и проверьте, куда он попал в учётной системе.
5. Завершите обработку расхождения по принятому в компании порядку.

Почему акт не всегда меняет остаток в 1С

Документ фиксации и документ изменения учёта могут выполнять разные задачи. В руководстве УТ 11.5 описаны акт о расхождениях после поступления и корректировка приобретения. Выбор отражения зависит от складской схемы: в одном варианте корректировка меняет складские остатки, в другом складской результат оформляется отдельно. Поэтому правило «проведите акт, и всё исправится» неверно. Источник: руководство 1С по отработке расхождений.

Это описание УТ 11.5, а не названия документов для любой базы. В 1С:Рознице, УНФ и ДАЛИОН нужно проверять собственный сценарий и доработки. Не переносите движения документов из одной конфигурации в другую по сходству названия.

На копии базы проверьте отдельно складское количество, данные закупки и состояние заказа поставщику. Исправление одного показателя не подтверждает автоматическое исправление остальных. Прямое редактирование регистров не входит в предлагаемую методику.

Учебный пример заказали 100 получили 96

Правильный результат сохраняет и исходные 100, и подтверждённый факт 96, и решение по разнице в 4 единицы. Это учебный пример B2C, а не история клиента и не результат испытания рабочей базы.

Предположим, заказ и документ поставщика содержат 100 одинаковых единиц. После повторного пересчёта получено 96 целых единиц. Арифметическая разница: 96 минус 100 равно минус 4. Если среди 96 обнаружены 2 повреждённые упаковки, это ещё один факт: 94 целые и 2 спорные. Нельзя автоматически записать «недостача 6»: две упаковки физически приехали, их состояние требует отдельного решения.

• Товаровед: подтверждает пересчёт и отделяет количество от состояния.
• Ответственный за закупку: фиксирует согласованный с поставщиком вариант обработки разницы.
• Бухгалтер или ответственный за учёт: проверяет отражение выбранного решения в документах.
• Специалист автоматизации: проверяет обмен, соответствие карточек и отсутствие повторной загрузки.

Назначение ролей здесь является предлагаемым регламентом B2C. Оно не определяет право подписи документов и не устанавливает сроки претензий: эти вопросы проверяются по применимым условиям отдельно.

Что проверить после выгрузки в учётную систему

Успешная передача файла ещё не означает, что остаток стал правильным. Проверяйте результат по той же позиции, складу и единице измерения, а не только сообщение «обмен завершён».

• Факт с терминала попал в нужный документ, а не в соседнюю поставку.
• Повторная отправка не создала второе поступление и не удвоила количество.
• Документ находится в ожидаемом состоянии; проведённость проверена отдельно.
• Отчёт по складу отражает выбранное решение, спорные позиции не смешаны с готовыми к продаже.
• По каждому расхождению есть ответственный и понятный статус: проверяется, принято решение, отражено в учёте.

Если факт 96 сохранился на терминале, а учёт показывает 100, проверьте загрузку и проведение, прежде чем исправлять количество вручную. Если после повторной отправки получилось 192, остановите повторные загрузки и исследуйте идентификаторы документов на копии базы.

Что настраивает B2C для такой приёмки

Рабочая настройка связывает оборудование, сбор факта и обработку исключений. Купить терминал недостаточно, если неизвестно, кто решает вопрос излишка и каким документом результат попадёт в учёт.

Для обсуждения внедрения используем конкретный маршрут: ТСД и DataMobile собирают данные; 1С или ДАЛИОН обрабатывают их по проверенной схеме. Если касса работает на Frontol, отдельно проверяем кассовый обмен после отражения поставки, но не используем кассу как замену складской фиксации.

• Обследование версии базы, складской схемы, упаковок и штрихкодов.
• Подбор терминала и лицензии, проверка совместимости интеграции.
• Настройка задания на приёмку и передачи фактических данных.
• Проверка недостачи, излишка, повреждения и повторного обмена на тестовой копии.
• Обучение сотрудников и согласование контрольных отчётов.

Поддержку конкретной конфигурации и автоматическое создание документов подтверждаем до запуска. В этой публикации не заявлено, что перечисленные сценарии уже испытаны в базе читателя.

Вопросы о приёмке с расхождениями

Главное различие: обнаружить проблему и закрыть её в учёте не одно и то же. Эти вопросы полезно обсудить до первой спорной поставки.

Можно просто заменить 100 на 96 в поступлении

Не начинайте с такого изменения без сохранения исходных данных и понимания состояния документов. Сначала зафиксируйте факт, затем выберите допустимый в вашей системе способ обработки с ответственным за учёт.

ТСД сам решит что делать с лишним товаром

Нет. Он помогает идентифицировать товар и посчитать количество. Решение по приёму излишка и документам принимает назначенный сотрудник, а не сканер.

Если количество совпало приёмка закончена

Не обязательно: остаются состояние упаковок, соответствие карточек и передача результата в учёт. Проверки регулируемых категорий не заменяются подсчётом количества.

Как понять что настройка готова

Проведите контрольную поставку на копии базы, включая расхождение и повторную выгрузку. Сопоставьте исходный документ, факт, итоговый остаток и решение по исключениям. Успех одного обычного поступления недостаточен.

Для разбора вашей схемы обратитесь в B2C. Телефон: +7 495 015-01-39. Достаточно обезличенного примера поставки, названия и версии учётной системы; пароль от рабочей базы в сообщении не нужен.

В канале B2C продолжим разбирать, как связать приёмку, остатки и кассовый обмен, чтобы ошибка не переходила из одного участка в другой.

Источники и границы проверки

На 4 октября 2026 года проверены два официальных первичных источника разных производителей. Описание 1С использовано для ограничений УТ 11.5; DataMobile для сценария сбора фактического количества. Наличие функций в описании не подтверждает их доступность в любой редакции и доработанной базе.

• DataMobile: автоматизация приёмки товаров.
• 1С: УТ 11.5, регистрация и отработка расхождений после поступления. Руководство содержит примеры ранних версий; актуальную схему своей базы проверяют отдельно.

Схема фиксации, распределение ролей и числовой пример являются редакционной методикой B2C. Арифметика примера проверена локально; клиентская база не обследовалась. Юридические сроки, порядок подписи УПД, алкогольный и маркировочный учёт этой статьёй не установлены.